¿Qué es Google Drive?

Google Drive es un servicio web que te permite almacenar, modificar, compartir y acceder a tus archivos y documentos independientemente de dónde te encuentres a través de Internet. Puedes subir al servicio más de 30 tipos de archivos entre los que se incluyen vídeos en alta definición, PSD de Photoshop® o AI de Adobe Ilustrator®. El servicio ofrece 15Gb de almacenamiento gratuito, ampliables mediante pago. Dispone de versiones móviles tanto para Android como para IOS para poder acceder a través de nuestro dispositivo a nuestros datos, editar documentos etc.

Este servicio se integra con otros servicios de Google como por ejemplo Gmail (Gestor de correo vía web) y de otras aplicaciones de terceros que se integran casi de forma nativa con Google Drive.

En este curso nos vamos a centrar en los 4 servicios principales de Google drive: Documentos, Hojas de cálculo. Formularios y presentaciones.

Para hacer uso de las funcionalidades de la aplicación es necesario disponer de una cuenta de Google. En la siguiente sección vamos a ver como se crea una.

Una funcionalidad básica de Google Drive es permitir almacenar ficheros en la nube para que estén disponibles desde cualquier PC o dispositivo móvil desde cualquier parte. De esta forma al actualizar un archivo desde cualquier lugar esta actualización será visible en cualquier dispositivo desde el que accedamos a nuestra cuenta de Google, y además esta sincronización se realiza de manera transparente para el usuario.

La otra función fundamental aparte de la función de almacenamiento de ficheros en la nube es la creación y edición de archivos con formato nativo de Google como son documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y formularios. Hay más tipos de archivos nativos de Google Drive pero los mencionados son los que vamos a ver.

Al trabajar con Google Drive siempre vamos a estar manejando ficheros en la nube. Esta funcionalidad es muy útil ya que permite disponer de nuestros archivos desde cualquier PC o dispositivo móvil, en cualquier momento, conectándonos a nuestra cuenta a través de un navegador y una conexión a internet, pudiendo acceder a ellos y editarlos sin la necesidad de tenerlos físicamente descargados en nuestro PC o dispositivo (que es algo que también podemos hacer si lo deseamos).

Todo esto se resume en que tenemos acceso a nuestros archivos y a su edición independientemente del ordenador o dispositivo que utilicemos para conectarnos, simplemente usando un navegador y una conexión a internet.

Las carpetas y archivos ubicados en nuestro espacio pueden ser compartidos, evitando de esta manera tener que usar el correo electrónico, u otros métodos rudimentarios para estar enviando, recibiendo y en definitiva distribuyendo archivos entre diferentes usuarios. De esta manera cuando un elemento está compartido con varias personas todas estas personas al acceder a ellos estarán accediendo realmente al mismo elemento, y no a copias de él, así no es necesario realizar ninguna actualización de los archivos cuando diferentes usuarios realizan ediciones sobre ellos.

Esta funcionalidad es muy interesante y genera una productividad extrema ya que permite a todos los usuarios que tengan un mismo archivo compartido editarlo a la vez (si es que ese tipo de archivo es editable desde Google Drive, es decir, es nativo), y todos verán los cambios que están realizando los demás usuarios en su propia pantalla mientras se tiene el documento abierto.

Como los archivos que se están editando en Google Drive no necesitan ser almacenados cada vez que hay un cambio, sino que se almacenan automáticamente cada vez que Google Drive detecta un cambio (Por ejemplo una pulsación cualquiera de tecla), el más mínimo cambio en el archivo es almacenado y es reflejado inmediatamente en todas las pantallas de los usuarios que tengan abierto el mismo documento.

Google Drive guardará un historial perpetuo de revisiones de los archivos nativos que tengamos, esto quiere decir que cada cambio quedará guardado en una revisión así que siempre podremos volver a cualquier estado anterior del documento. En caso de no ser archivos nativos se guardará durante un mes las diferentes versiones del mismo archivo que se vayan subiendo a la nube.

La aplicación también permite realizar tantos comentarios como queramos sobre los contenidos de los archivos nativos de Google Drive al editarlos, pudiendo el resto de usuarios que tengan acceso a esos archivos gestionar esos comentarios.